Psicopillola per la gestione del personale: Piccolo vademecum sulla comunicazione in Emergenza per chi gestisce il personale

Psicopillola per la gestione del personale:

Piccolo vademecum sulla comunicazione in Emergenza

di Cristina Sciacca Psicologa

 Come state oggi? In quale fase psicofisica siete? Ma soprattutto, qual è il vostro ruolo al lavoro?

Vi trovate, forse, nella situazione in cui siete il punto di riferimento dei vostri collaboratori che si rivolgono a voi come se foste degli indovini che, attraverso la vostra palla di vetro, possono predire il futuro?

Ecco allora una psicopillola ad hoc creata per coloro che, per ruolo professionale, hanno il compito di dirigere/coordinare dei collaboratori ai difficili tempi del coronavirus.

Sì, perché le competenze richieste a chi ora deve coordinare/dirigere gruppi di lavoro sono cambiate e rese più complesse dalla situazione: ora si passa dalla comunicazione efficace “semplice” (ovviamente è un azzardo definire “semplice” la comunicazione efficace, ma è per capirci e per attirare la vostra attenzione), alla comunicazione in situazioni di emergenza, conosciuta fino ad ora, solo dai tecnici dell’emergenza dove avere una modalità assertiva diventa d’obbligo.

Stiamo vivendo un momento storico, mai vissuto prima a livello così globale, che ci meraviglia ogni giorno e che nel giro di un soffio, ha sbalzato tutti quanti in questa realtà surreale, ma altrettanto concreta e, piano, piano, stiamo accorgendoci che ci dobbiamo abituare a vivere e che non sarà mai più come prima, c’è un prima e un dopo coronavirus nella vita di tutti.

Ma c’è anche un durante il coronavirus, ed è questo il momento difficile da gestire perché ci si trova a dover gestire l’INCERTEZZA e ci dobbiamo rapportare al RISCHIO che ognuno vive. E se abbiamo un ruolo di direzione/coordinamento dobbiamo rinforzare le nostre competenze comunicative e riflessive per gestire il personale.

Personale che si ritrova a svolgere le funzioni professionali in smart working, (e magari ha figli in smart school, o peggio, figli piccoli che scorrazzano per casa o sopra di loro), o che si reca al luogo di lavoro in condizioni di distanziamento, e che comunque, spesso può essere preoccupato per il proprio futuro, oltre che per la salute.

E’ di questo che abbiamo appena parlato in una interessante video conferenza con sei direttori di una rete di servizi.

Chi, per ruolo gestisce del personale si trova a fare un lavoro molto faticoso in quanto si trova nella situazione di dover intervenire su due livelli:

1. Livello suo proprio individuale: come sto affrontando io stesso personalmente la situazione di quarantena? Che impatto ha sulla mia vita personale? Che impatto ha sul mio vissuto emotivo? Che impatto ha sul mio piano familiare? Come riesco a regolarmi emotivamente, anzi, la domanda migliore è: riesco a regolarmi (essere in controllo) emotivamente? Dormo? Com’è il mio umore? Sono preoccupato? Ecc. ecc. e per questo livello rimando alle mie precedenti psicopillole
2. Livello professionale: come ruolo ho il compito di affidare compiti, definire strategie, coordinare i gruppi di lavoro e le attività, ma ho anche il compito di CONTENERE EMOTIVAMENTE il personale che gestisco. Attenzione, non è che prima non lo facessi, ma ora la situazione è di emergenza mondiale, non credo che qualcuno abbia già avuto esperienze simili se non chi si ritrova a lavorare nel settore (Protezione Civile, Vigili del Fuoco, Croce Rossa, ecc.) e le ansie, le preoccupazioni, le paure, l’aggressività del personale devono avere un occhio di riguardo, uno spazio di ascolto.

E’ per questo livello 2 che ho pensato a questa psicopillola in modo da avere qualche spunto tecnico per i miei amici che si trovano a dover gestire questa situazione anomala che richiede, più che in altre condizioni, di esercitare il pensiero riflessivo e di azionare la parte più razionale e creativa propria del nostro cervello corticale proprio per contenere l’emotività degli altri e stabilire le linee di condotta e strategiche.

La COMUNICAZIONE in EMERGENZA

L’obiettivo della comunicazione in questa situazione che stiamo vivendo a causa dell’epidemia da SARS-CoV-2 è quello di sostenere le persone ad attivare le risorse di cui dispongono al fine di affrontare la situazione di emergenza passando dalla preoccupazione a un comportamento consapevole e collaborativo perché l’emergenza sanitaria e psicologica sono entrate nelle nostre vite e le ritroviamo anche al lavoro .

Il direttore, chiamiamo così la figura che coordina/dirige, per capirci, ha sicuramente le sue incertezze, preoccupazioni paure (livello 1 sopradescritto), ma è necessario che faccia da filtro tra il suo interno, le informazioni che riceve e quanto comunicherà al personale.

Il direttore, infatti, ha un ruolo importante di modello di comportamento finalizzato a promuovere e ribadire le azioni di prevenzione sanitaria (che ben ci spiegano e ci ripetono attraverso ogni possibile canale di comunicazione radio, tv, social, ecc.), ma anche quello di definire quali siano le azioni da compiere e non compiere in azienda per creare un clima di partecipazione informata e non di panico.

Per fare questo ha vari strumenti:

1.LA RETE

La rete professionale ora più che più che mai è un punto di forza che aiuta e sostiene il direttore a livello individuale, lo fa sentire meno solo e isolato e sostiene nel confronto e nella decisione della pianificazione della comunicazione. Rinforzare il confronto tra pari nella dirigenza aiuta e sostiene emotivamente chi deve prendere decisioni strategiche. Molto importante che sia tra pari, dato che cercare contenimento in chi si deve contenere non può portare a benefici ed in questo momento i ruoli (responsabilità, compiti, mansioni) devono essere ancora più chiari e definiti perchè nella confusione c’è bisogno di ordine.

2.La PIANIFICAZIONE della comunicazione.

Nelle situazioni di emergenza la comunicazione deve essere pianificata e strutturata nei contenuti, nelle modalità e negli strumenti. “La comunicazione è quindi parte integrante della gestione dell’emergenza ed è fondamentale per costruire fiducia e credibilità e per garantire la collaborazione e la partecipazione. Tutto ciò è essenziale per la costruzione e per la tutela della salute, che rappresenta uno dei determinanti principali del benessere economico” questo è quanto dice l’Istituto Superiore della Sanità per la gestione dell’emergenza, ma è un principio valido anche in azienda in quanto è finalizzata a mantenere un clima di fiducia e collaborazione tra i membri della comunità aziendale, sì, perché ogni azienda è una comunità e come tale va gestita.

Questo significa che per comunicare con il personale le scelte, le nuove indicazioni lavorative, non è efficace fare interventi improvvisati o lasciati al caso, per evitare la perdita di credibilità, ma è necessario optare per interventi strutturati e pianificati .

3.COMUNICARE L’INCERTEZZA.

La situazione odierna è caratterizzata da forte incertezza lavorativa: quando riprenderemo il lavoro, avremo ancora il lavoro, saremo al sicuro con i dispositivi previsti, come sarà il lavoro nel post coronavirus. Gli interrogativi sono di questo tenore, come ben sappiamo tutti.

Per questo è opportuno:  

• spiegare ciò che è certo rispetto al contesto di riferimento,
• quali sono le decisioni prese spiegandole nel dettaglio,
• MOTIVARLE, perché questo consente l’attribuzione di senso, fondamentale per aderire alle disposizioni (prendere ferie, orari smart working, cassa integrazione, nuovi progetti)

Non è funzionale

• fare previsioni azzardate dando date, notizie, se non sono certe
• fornire false speranze,
• dare prospettive catastrofiche
• sfogare le proprie ansie e preoccupazioni

E’ funzionale

• dire cosa si conosce di certo citando fonti attendibili e
• mostrare, con i fatti, quanto si sta facendo
• azioni concrete per prepararsi al futuro.

La modalità che porta speranza, non è affidarsi a un risolutore dei problemi (Dio, gli dei, il Governo), ma cercare in ognuno di noi il potere di fare, nel nostro piccolo, per influire con le nostre piccole azioni, al superamento/ miglioramento della situazione.

Usciamo dall’impotenza attraverso azioni positive che ognuno nel proprio piccolo può mettere in atto. Queste sono le certezze che un direttore deve comunicare in modo pianificato ed assertivo.

Quindi, nell’incertezza

• occorre descrivere bene quali sono le certezze,
• quali sono i fatti e i comportamenti da seguire
• questo per trasmettere le modalità in cui svolgere azioni/operazioni/comportamenti per fare sentire i collaboratori in una posizione di percezione di potere e meno di impotenza.

4.COMPETENZA DI ASCOLTO

Cosa è importante che faccia ancora di più nelle fasi di emergenza il direttore/coordinatore per contenere emotivamente il suo personale? Le preoccupazioni per il futuro professionale o per la salute, sono legate al rischio percepito ed è molto importante dare spazio alle domande, incertezze, preoccupazioni.

Creare momenti strutturati con funzioni di contenitore (riunioni, spazi mail, gruppi condotti da personale esperto per la gestione delle emozioni, ecc.).

Anche in questo caso è fondamentale seguire le istruzioni del punto precedente sulla comunicazione dell’incertezza

Evitare di essere preda del cervello emotivo/rettiliano che porta a non controllare le emozioni:

• sminuendo il valore delle preoccupazioni,
• ridicolizzando le preoccupazioni
• negando le preoccupazioni
•  perché sono modalità che probabilmente le rinforzeranno e stimoleranno la risposta del cervello emotivo/rettiliano dell’altro

Cercare di azionare il cervello corticale che porta a comportamenti creativi e riflessivi:

• Mettendo in atto consapevolmente le modalità proprie dell’ascolto attivo con particolare attenzione alla comunicazione non verbale
•  comprendendo le preoccupazioni
•  rispondere con le certezze che si hanno cercando di stimolare il cervello corticale dell’altro
• farsi aiutare individualmente da uno psicologo iscritto all’Ordine professionale tramite un progetto creato ad hoc

Buon lavoro a tutti, vi saluto e torno al mio prossimo Skype per una consulenza on line, che, devo dire, mi sta proprio molto piacendo. Questo “durante coronavirus” mi sta portando una modalità di lavoro che non avrei mai scelto, quella on line e che mi ha portato ad un cambiamento professionale che considero una crescita di competenze che ora fa parte della mia modalità operativa di fare counseling e psicoterapia. Credo che sia così per molti, d’altra parte, non abbiamo molta scelta, se non l’adattamento all’ambiente, questa volta ambiente di lavoro per il post coronavirus.

Psicopillola di Cristina Sciacca Psicologa